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タイムカードとここが違う!|クラウド勤怠管理システム

クラウド勤怠管理システム導入されたけど、タイムカードと変わらず、始業・終業時刻の記録だけに利用されていませんか?

もちろん時刻管理だけでも時間の集計をする手間は省けますので、メリットはありますが、他にも準備されている多くの機能を活用することでもっと便利になります。

それでは、どのような機能があるのかご紹介します。

離れた拠点の労働時間も簡単に確認

クラウドシステムの一番の利点は、インターネット環境があればどこでも利用できるという事ではないでしょうか。

ここ数年、国内では自然災害が増え被害を受ける方も多数いらっしゃいますが、そんな時でもデータがクラウドにあれば、パソコンが壊れていても新しいパソコンでアクセスすればデータは確認し、業務を再開することは可能です。

勤怠管理システムも、クラウドシステムが急速に増えていますが、これにより本社で勤怠情報を一括管理することができます。

また、期の途中であってもその時点での集計結果をインターネットがつながる場所であればどこからでも確認することが可能です。

年休や残業も紙の申請は不要に

年次有給休暇などの申請を次のような画面で実施して頂きます。
今まで紙などで申請をしていた作業が一切不要となります。

年次有給休暇以外にも、次のような届出が全てシステム上で処理できます。

特別休暇届/時間外勤務届/休日勤務届/遅刻届/早退届/欠勤届/出張届/直行・直帰届/打刻修正届 など

申請された届出は、上長が次のような画面で確認し、承認をすれば終わりです。

紙で書類を回して承認をしてもらう必要もなくなり、離れた拠点からの申請を承認することもできます。

働き方改革にも対応

クラウド勤怠管理システムの導入を後押ししたのが働き方改革です。

2019年4月から年次有給休暇の年5日取得義務化がスタートし、2020年4月(大企業は2019年4月)から労働時間上限規制もスタートしています。

制度を理解していても管理するのは非常に難しく時間を取られますが、これもシステムで管理することで業務効率化につながります。システムにはアラートをお知らせする機能がついており、事前に設定をしているとお知らせをしてくれますので、担当者がエクセルを見ながら管理する必要はありません。

さらに、管理とは別に、2019年4月から会社は人事管理の帳票として、「年次有給休暇管理簿」を作成が必要となりました。「年5日の年次有給休暇取得」が義務づけられ、事業者は労働者に年5日の有給休暇を取得させるために年次有給休暇管理簿を作成し、労働者の年次有給休暇取得状況を把握することが求められるようになりましたが、この管理簿もシステムで自動作成されます。

今までは、タイムカードや簡易的なシステムで労働時間を管理されていた会社も、残業時間の管理や年次有給休暇管理簿からも解放されるのであれば、クラウド勤怠管理すステムにするメリットは大きいと導入されるところが増えています。

導入にあたって

まずは貴社にあった打刻の方法を選んでいただく必要があります。

一人一台のパソコンを利用する場合は、本人専用画面にログインしていただき打刻をして頂くと初期費用が抑えられます。打刻の画面は以下のような構成になっており、シフトや年次有給休暇の残日数なども確認できるようになっています。

一人一台パソコンがない場合でも、それ以外の方法が準備されています。詳しくはこちらの記事で紹介しています。

選べる勤怠打刻方法|クラウド勤怠管理システム

さらに

勤怠管理システムを導入される場合は是非とも、給与ソフトとの連動を進めていただきたいですね。勤怠管理システムを導入したというお話を聞く機会は増えていますが、給与ソフトと連動されていますか?とお尋ねすると「いいえ」という回答が多いです。

当事務所が利用しているシステムであれば、ボタン一つで勤怠情報を給与ソフトに取り込み、残業などの計算も自動で行われますので、給与計算に要する時間が飛躍的に短縮できます。

オンラインでの対応もしていますので、ご興味のある方は是非お問い合わせください。

 

(令和3年2月1日時点)