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小規模事業場でもできるテレワーク(在宅勤務)

2020年に新型コロナウイルスが流行し、緊急事態宣言が発出されてから感染症対策として、テレワーク(在宅勤務)が一気に普及しました。しかし、緊急事態宣言が解除された後、テレワーク(在宅勤務)の実施を取りやめオフィスワークに戻った企業も多いようです。

当事務所でも昨年4月の緊急事態宣言後、完全にテレワーク(在宅勤務)に切り替え、解除後の6月以降も出勤とテレワーク(在宅勤務)を組み合わせて勤務し継続しています。

ここ数年は、自然災害も増えてきていますので、新型コロナウイルスの感染対策としてだけではなく、テレワーク(在宅勤務)を続けるメリットはあるのではないかと考えています。。

ということで、当事務所で行っているテレワーク(在宅勤務)の様子を少しご紹介しています。

利用しているシステム

Microsoft365

当事務所ではMicrosoft365というシステムを中心に利用しています。テレビ会議システム、クラウドストレージなどテレワーク(在宅勤務)で必要なツールが一通り揃っていて、コストパフォーマンスが一番良いのはなないかというのが導入のきっかけです。

 

Microsoft Teams

一番利用しているツールですが、日々の業務日報を共有したり、チャットで仕事のやり取りをしたり、情報を共有したりしています。また、テレビ会議の機能もあるため、文字では伝わりにくい内容は会話をしながら確認を進めています。
インターネット回線を利用しますので、もちろん追加費用は必要ありません。

テレビ会議システムには画面共有の機能もありますので、同じ画面を見ながら説明をすることもできます。これは資料を見ながら説明をするときなど便利ですね。

さらに、相手のPCを操作する機能もあります。当事務所での業務ソフトは全てクラウドシステムを利用しているため、インターネット環境があればどこでも作業ができるのですが、テレワーク(在宅勤務)のスタッフが操作方法が分からない場合に、事務所にいながら遠隔操作をして説明できるので助かっています。

OneDrive for Buusiness

仕事で利用するファイルは全てこのクラウドストレージに保存しているため、インターネットにつながる環境であればどこからでもファイルにアクセスすることができます。

また、このストレージに保存されているエクセルやワードのファイルを同時に編集をすることができます。例えば、在宅で仕事をしているスタッフと出勤しているスタッフがテレビ会議システムを利用して会話をしながら同じファイルを同時に編集するという事も可能です。これは、Microsoftのシステムで統一している最大のメリットですね。

Microsoftシフト

テレワーク(在宅勤務)のルールとしては、全員テレワーク(在宅勤務)で事務所が空っぽにならないように調整して、週2日出勤するという事だけです。
あとは、職員に在宅でできる仕事なのか出勤した方が効率がいいのかを判断してもらい決めてもらってます。それを、Microsoftシフトに登録してもらうようにしていますので、ここを見ると誰が在宅なのか出勤なのかわかるようにしています。

Chatwork

お客様とのやり取りは大半をメールではなくChatworkを利用しています。簡単に説明すると業務用のLINEのようなもので、メールの内容をスタッフ全員で共有できるようになっていますので、テレワーク(在宅勤務)でも出勤でもやり取りを全て確認することができます。

Skype外線機能

Skype一度は耳にしたことがあるのではないでしょうか?このSkypeには外線機能があるため、テレワーク(在宅勤務)時にPCから電話をすることができます。また、自然災害などで事務所への出勤が困難な場合は、Skypeに電話転送をすることで在宅していても会社の電話を受けることができます。

最近は、クラウドPBXを利用したサービスもありますが、当事務所はChatworkを導入して事務所への電話が少なくなったため、このような簡易的なサービスを利用して対応しています。

2020年の緊急事態戦後にテレワーク(在宅勤務)を始めた際は、この環境が整備できていませんでしたので私が毎日出勤をして電話の対応をしていましたが、テレワーク(在宅勤務)の方に対応していただけるようになりさらにやり易くなりました。

利用している機器

ロジクールウェブカメラC922n

テレビ会議をする際に利用しています。PCにも内蔵のカメラはついていますが、このようなウェブカメラを利用することで画質も良くなり、広い範囲で移りますので、会議室に出勤者全員が集まり在宅勤務者と打ち合わせをする時に便利です。

Anker PowerConfスピーカーフォン

これもテレビ会議をする際に利用しています。有線またはBluetoothでつなぐことができ、会議室に複数人が集まって会議をする際にはみんなの声を拾いやすく、スピーカーも兼ねていますのでテレビ会議がスムーズにできます。

最近はオンライン研修を受講することも増えてきましたが、これを近くに置いておくと音もはっきりと聞き取れますので会議以外での利用も増えています。

ドキュメントスキャナー ScanSnap iX1500

事務所の書類はこのスキャナーでPDF化して、OneDrive for Buusinessに保存して、在宅勤務者も書類の確認が出来るようにしています。とにかくスキャンのスピードが速いのでストレスを全く感じません。半分に折ればA3サイズもスキャンできますので、これ一台あれば、ペーパーレス化も加速しますよ。

モバイルモニター HP Elite Display 14

ちょっと荷物にはなりますが、これがあれば、テレワーク(在宅勤務)の時でも簡単にデュアルモニターで効率的に作業ができます。もちろん、出勤時も利用できますので、これは便利です。

課題

テレワーク(在宅勤務)を始めて生産性を向上させようというような記事をみますが実際はどうなのでしょうか?
デメリットとまでは言い切れないかもしれませんが、私たちの仕事は、どうしても書類でチェックが必要な内容があります。それを在宅で行うと生産性が下がるのではないかと感じています。

対策としては、簡単なチェック作業であればPDFのファイルを見ながら注釈の機能を利用して作業を行っています。簡単ではない作業の場合は出勤時に行うという事で調整しながら行ってもらっています。

今後は、タブレットの手書き機能などをうまく活用することで、改善できるのではないかと考えています。

コミュニケーション

調査結果にも上位に上がる、テレワーク(在宅勤務)時のコミュニケーション不足の問題です。
当初は、私の事務所でもそのような問題がありました。
緊急事態宣言中は、完全にテレワーク(在宅勤務)を行っていましたので、まったく顔を合わせることがありませんでした。
そうなると、だれがどのような仕事をどれくらいしているのか見えないという問題が出てきたのです。

そこで、緊急事態宣言解除後は、毎朝の朝礼をオンラインで実施するようにして出勤をしている人と在宅の人が顔を見ながら、その日の予定など話ができるようにしました。
そうすることで、コミュニケーション不足の問題はだいぶ改善されたのではないかと感じています。

メリット

一番大きいのは、在宅でも仕事ができるという安心感です。

冒頭にも記載をしましたが、ここ数年、台風や水害などの自然災害が増えています。そんな時でも、無理して出勤することなく、在宅で顧問先の対応ができるのは大きなメリットです。
また、お子さんが体調不良で出勤が難しい日も、自宅で対応していただけるようになりました。

また、テレワーク(在宅勤務)と出勤を組み合わせていますので、出勤時に行ったほうがいい仕事と在宅でもできる仕事をしっかりと考えて、それに合わせてスケジュールも考えて、お互いの出勤も併せたりみんなで調整をしながら仕事を進めてもらっています。

(令和3年1月12日時点)