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なぜクラウド型の勤怠管理システムがいいのか?

googleに「クラウド勤怠管理」と文字を入れて検索すると、いくつものシステムが結果として表示されますが、果たしてどこまで便利なシステムなのか?という疑問や、システムを導入すると1分単位で記録が残り、残業代が増えるのではないか?などの不安があるのではないでしょうか?

ここでは、クラウド勤怠管理システムの基本的な機能、サービス内容、メリットを「うらつか社会保険労務士事務所」で提供しているシステムを基に解説していきます。

クラウド勤怠管理システム導入のメリット

1.多彩な打刻方法

クラウド勤怠管理システムでは打刻方法が複数あり、現場の状況に合せて①~⑤の打刻方法を選択して頂けます。

指紋や静脈などの生体認証であれば、他の人が代わりに打刻をするような不正を防ぐことができます。

ICカードは、市販のカード用ラベルを利用することで、社員証として利用して頂くこともできます。

2.労働時間の集計が不要

打刻情報はデータ化され、時間の集計は自動で行われます。月の途中で残業時間を確認したいときも管理画面を開けば確認できます。

3.複数拠点の管理が簡単

クラウド勤怠管理システムは、インターネットにつながる環境であれば、どんなに離れた拠点の従業員の勤怠情報も本社に居ながらWEB上で確認することができます。地方の支店へ出張したり、飲食店で他の店舗へ出勤するときも、同じように打刻を行えば全て勤怠記録は一つに集約されます。

4.様々な届出のペーパーレス化

有給休暇や残業などの届出・承認の作業を全てシステム上で完結できますので、申請や承認のための紙の書類は一切不要となります。
<主な申請内容>
残業/有給休暇/遅刻・早退・欠勤/直行直帰/振替/出張/打刻修正 etc

5.残業時間の明確化

残業は残業理由入力して申請し、それを上長が確認して承認をすることで残業時間として反映されるように設定できます。意図的に退社時刻を遅らせて、残業時間を増やすような不正も防止できます。

出社・退社の時刻と始業・終業の 時刻 (労働時間)を分けて管理することが可能で、未払残業代のリスクも回避できます。

6.有給休暇の管理も不要

有給休暇の付与日数は、従業員の勤務日数に応じて異なります。また、起算日を入社日にしていたり、労働者数が増えると管理の負担は増大します。

これも、クラウド勤怠管理システムを導入することで、システムが勝手に行ってくれます。設定するのは、従業員の勤務日数をだけで、付与日になると適正な付与日数を付与し残日数も全てシステムまかせです。もちろん、時間単位の取得にも対応していますので、担当者の負担は相当軽減できます。

働き方改革にもしっかり対応

1.有給休暇管理簿

2019年4月から労働基準法が改正され、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者(管理監督者を含む)に対して、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられました。

消化が少ない従業員がいる場合は、アラートでお知らせしてくれる機能がありますので、知らず知らずのうちに法令違反をしていたという心配もありません。また、有給休暇管理簿も自動で作成してくれます。

有給休暇の管理を全てシステムに任せることができるという事だけでも「導入メリット」があると言えます。

2.労働時間上限規制

労働基準法の改正に伴い、時間外労働の上限が罰則付きで法律に規定されました。さらに 、臨時的な特別事情がある場合にも上回ることができない上限が設けられました。

つまり、残業代を払ったとしても働かせられることができる時間の上限が明記されましたので、今まで以上に残業時間の管理を徹底していく必要が出てきました。

ただし、クラウド勤怠管理システムでは、一定時間の残業を超える場合はアラートでお知らせする機能がありますので、知らないうちに残業時間が上限を超えていたというリスクを回避することができます。

これからの労働時間管理

労働時間の把握、来春より管理職にも義務化」でも取り上げましたが、2019年4月から、いわゆる「管理職」の労働時間把握と、その記録の保存が企業に義務づけられることとなりました。そして、企業はタイムカードやパソコンなど「客観的な方法」により労働者の労働時間を記録し、3年間分保存しなければなりません(厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」)。

従来のタイムカードは、 出社・退社の 時刻 は把握できますが、始業・終業の 時刻 (労働時間) を管理することはできません。未払い残業代などのトラブル回避のためにも、 始業・終業の 時刻 (労働時間) を正確に管理するが必要となります。

従業員(労働者)としても、正確に労働時間を把握して適正に賃金が払われているかという事は、仕事をするうえで非常に大切なポイントとなります。人手不足の時代だからこそ、今後はこのようなシステムでのシステムでの管理が主流になるのではないでしょうか?

勤怠管理システムを導入する際のポイント

システムで時間を管理する場合には、休日出勤や残業などシステムが判断をすることになります。つまり、休日や所定労働時間(シフト)などの最低限必要な情報を登録する必要があります。システム導入することで、全てが解放されるわけではありませんので、そのような点も確認しながらシステム選びをして頂く必要があります。

1.自社の勤怠ルール

会社によっては、9時から18時(休憩1時間)で土・日・祝日お休みというところもあれば、複数のシフトを組み合わせているところ、変形労働時間制を導入しているところなど様々です。まずは、その自社のルールにシステムが対応しているのかを確認することは重要です。

2.打刻の方法

打刻の方法は、選択するシステム会社によって異なります。

当事務所が提供する中では、カード打刻は比較的導入しやすく、社員証としても利用できる便利さから選ばれる企業が多いようです。しかし、不正打刻を防ぐために生体認証を好まれる企業もございます。なかには、手作業が中心の企業の場合は指紋の判別がし辛くなっているという事で、静脈認証を導入される企業もございます

3.給与計算ソフトとの相性

勤怠管理をシステム化することで労働時間の集計から解放されるのはもちろんですが、やはりそのデータを基に行う給与計算の負担が大幅に軽減されることもメリットの一つです。

そのためには、勤怠管理システムと連動している給与計算ソフトの導入をお勧めいたします。連動させることで、ボタン一つで給与ソフトに勤怠データを取り込むことができ、そのデータを基に給与計算を行いますので、時間は大幅に短縮できます。

ただし、勤怠管理システムと給与ソフトそれぞれに費用が掛かりますので、その点は費用対効果を十分検討する必要があります。また、そのソフトを操作できる従業員が必要という事も忘れれてはいけない事です。

うらつか社会保険労務士事務所では、勤怠管理システムと給与ソフトのセットを利用しやすい価格で提供し、当事務所が窓口となりシステムサポートさせて頂いています。不明な点等がございましたらがお問い合わせください。